Alors que la transformation numérique bat son plein, les entreprises de tous types cherchent des moyens de prendre de l’avance sur cette tendance. La numérisation est le processus qui consiste à apposer des étiquettes numériques sur des documents tels que des contrats et des factures afin qu’ils puissent être facilement localisés et référencés dans un système électronique. L’objectif de l’utilisation d’étiquettes numériques est d’aider les utilisateurs à trouver des informations plus efficacement en fonction de critères spécifiques. Voici les différents types de méthodes d’étiquetage disponibles ainsi que l’objectif de chaque type et la manière dont elles peuvent répondre au mieux à vos besoins en tant que propriétaire ou gestionnaire d’entreprise.
Qu’est-ce que la numérisation électronique ?
La numérisation électronique est le processus qui consiste à convertir des documents papier sous forme numérique, ce qui permet de les stocker et de les retrouver à l’aide de logiciels électroniques. Les deux types de numérisation les plus courants sont la numérisation optique et la numérisation électronique.
Dans le cas de la numérisation optique, le document est placé sur un capteur optique spécial qui le convertit en fichier électronique. L’inconvénient du balayage optique est qu’il peut entraîner une distorsion optique, de sorte que certaines informations peuvent être peu claires ou non visibles.
Le balayage électronique, quant à lui, utilise un système électronique pour convertir le papier en format numérique. L’avantage du balayage électronique est qu’il produit une image numérique qui est très comparable au document papier original. En outre, le balayage électronique peut également être utilisé pour convertir des informations telles que des graphiques, des couleurs et du texte sous forme numérique afin que le logiciel puisse les interpréter.
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Objectifs et fonctionnement des étiquettes numériques
Celles-ci sont principalement utilisées pour le suivi et la collecte d’informations au sein d’une entreprise. Les types d’informations que l’on peut trouver sur une étiquette numérique comprennent l’emplacement de l’article, l’inventaire, l’heure, et plus encore.
Les étiquettes numériques intelligentes fonctionnent de différentes manières, mais voici les principes de base de cette technologie :
Une étiquette numérique convertit des images numérisées en texte.
- Le texte est utilisé pour effectuer des recherches dans une base de données, comme un système CRM (gestion de la relation client) ou un système ERP (planification des ressources de l’entreprise).
- L’ordinateur affiche ensuite les résultats sur un écran d’ordinateur, ou dans un logiciel spécifique.
- Les informations peuvent être triées et filtrées, ce qui facilite la recherche à l’aide d’un critère spécifique, comme la date ou le type d’article.
- Un système informatique peut également être utilisé pour imprimer les résultats.
Les différents types
Reconnaissance optique de caractères (OCR)
L’OCR est le processus de conversion des images numérisées en texte numérique. Il est couramment utilisé pour extraire du texte de documents numérisés, comme de notes et de dessins manuscrits. La clé de l’OCR est de rendre le texte lisible par un système informatique. Si le texte n’est pas lisible, l’ordinateur ne pourra en extraire aucune information.
Codage à barres
Tout comme les étiquettes sur un rayon peuvent être utilisées par un client pour trouver un produit, le codage à barres est utilisé pour trouver des informations dans un système numérique. Les codes à barres sont similaires au système utilisé pour attribuer les codes à barres des produits, mais ils sont utilisés pour les étiquettes numériques. Ils sont généralement imprimés sur du papier et placés sur les documents qui doivent être étiquetés numériquement. Le code-barres est scanné par un ordinateur pour identifier l’information. Contrairement aux étiquettes manuscrites, les codes à barres sont très fiables, faciles à utiliser et prennent très peu de place. Ils permettent également de suivre facilement les informations, car celles-ci peuvent être facilement récupérées à l’aide d’un système informatique. Le principal inconvénient des codes à barres est qu’ils peuvent être facilement contrefaits, il est donc important de choisir un fournisseur fiable.
Étiquetage guidé par l’audio (AGT)
L’AGT est une technologie qui permet aux utilisateurs de guider verbalement une machine pour imprimer des étiquettes avec des instructions audio. La machine convertit ensuite ces instructions audio en texte, qui peut ensuite être utilisé pour trouver l’information dans un système numérique. L’AGT est couramment utilisée pour étiqueter des documents et les convertir ensuite sous forme numérique pour les utiliser dans un système informatique. Elle est également populaire pour l’étiquetage des formulaires OMR et le suivi des stocks dans le commerce de détail. L’avantage de l’AGT est qu’il ne nécessite aucun matériel supplémentaire et qu’il n’y a pas de limite au nombre d’étiquettes pouvant être imprimées.
Étiquetage RFID
Les étiquettes RFID sont similaires aux codes à barres et sont utilisées pour marquer des documents numériques. Toutefois, au lieu d’être imprimées sur du papier, elles sont marquées sur la surface à l’aide d’un lecteur RFID, puis lues par un système informatique. Ce qui rend l’étiquetage RFID un peu différent des autres est qu’il utilise la technologie sans contact. Les étiquettes RFID sont rapides, précises et transférables. Elles peuvent également être utilisées pour marquer des articles physiques comme les produits, les stocks, les équipements et les conteneurs d’expédition. Elles sont aussi couramment utilisées pour marquer des documents et stocker des dossiers d’inventaire. Le principal inconvénient de l’étiquetage RFID est que les informations ne sont pas modifiables et qu’il peut être très difficile de les supprimer une fois qu’elles ont été marquées.
